Su ordenación, regulación e implantación se dispuso mediante “Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA Andalucía)” (BOJA núm. 71 de 11/04/2007) siendo actualizada en la citada Ley 7/2011 de 3 de noviembre.
Es un componente clave de la “Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Junta de Andalucía” aprobada por Acuerdo de 1 de agosto de 2017 del Consejo de Gobierno, así como, de la aplicación del “Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía”, al ser la herramienta para materializar los procesos de gestión documental y de gestión del archivo electrónico único de esta Administración Autonómica.
En ese contexto, @rchivA contempla la gestión de los documentos y expedientes administrativos finalizados, sin discriminación por soporte e independientemente del lugar de almacenamiento de los mismos (depósitos físicos o archivo electrónico único de la Junta de Andalucía), siguiendo el ciclo vital de éstos desde las unidades productoras, pasando por los Archivos Centrales, hasta los Archivos Intermedios e Históricos. Así mismo, el Sistema gestiona la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos que instruyen los Archivos, para el ejercicio de sus competencias y la prestación de servicios. Para todo ello, la interoperabilidad es una premisa de @rchivA, que se aplica tanto con los sistemas de información productores de documentos y expedientes electrónicos, cómo con las herramientas habilitantes del modelo de administración electrónica de la Junta de Andalucía
@rchivA cuenta con un portal de difusión, @rchivAWeb, para la puesta a disposición de los investigadores y ciudadanía en general de servicios, para la consulta y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía haciendo uso de las nuevas tecnologías.
El desarrollo del Sistema de Información @rchivA es una línea más de la estrategia emprendida por la Junta de Andalucía para la transformación digital y modernización de sus servicios públicos, con el objetivo de continuar avanzando en una Administración más ágil y eficaz, que contribuya a mejorar el bienestar y la calidad de vida de la ciudadanía. En consecuencia, @rchivA se mantiene en continua evolución para adaptarse a los cambios y avances de esta Administración Pública, contribuyendo al cumplimiento de sus objetivos de eficacia, eficiencia, transparencia, racionalización y simplificación de los servicios y buen gobierno.
Ámbito de aplicación
De acuerdo con la legislación vigente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía, el ámbito de aplicación del Sistema de Información @rchivA son los Archivos de la Junta de Andalucía recogidos en la Sección 4.ª del Capítulo III de la Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA núm. 222, de 11 de noviembre de 2011), con las excepciones que se establecen en el artículo 60.5 y en la Disposición Adicional Primera de esta Ley, para los archivos judiciales y el Archivo del Parlamento de Andalucía respectivamente.
Implantación
Como sistema común para la gestión integrada de los documentos de la Junta de Andalucía, el Sistema de Información @rchivA es la herramienta corporativa para la gestión documental y administrativa de los siguientes Archivos:
Archivos de titularidad y gestión autonómica:
- Archivo General de Andalucía
- Archivos Centrales de Consejerías, Entes Instrumentales y Órganos Territoriales provinciales de la Administración de la Junta de Andalucía
- Archivos Centrales los Órganos Territoriales Provinciales de la Administración de la Junta de Andalucía
- Archivos Provinciales Intermedios
- Archivos Centrales de las Instituciones de Autogobierno, recogidas en el Capítulo VI del Título IV el Estatuto de Autonomía para Andalucía
Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica:
- Archivos Históricos Provinciales de Andalucía
- Archivo de la Real Chancillería de Granada